Wystąpienie o nadanie numeru NIP, Regon, założenie konta bankowego;
Prowadzenie wykazu lokali i właścicieli lokali;
Pełna organizacja zebrań Wspólnoty Mieszkaniowej;
Przyjmowanie zgłoszeń o awariach i usterkach przez 24h, zlecanie ich usunięcia przez profesjonalnych techników oraz nadzór nad ich wykonaniem;
Obsługa nieruchomości i mieszkańców przez doświadczonego Administratora dyżurującego w stałych godzinach;
Nadzór nad utrzymaniem w należytym stanie porządku i czystości pomieszczeń oraz urządzeń budynków służącego do wspólnego użytku mieszkańców oraz otoczenia budynków, w tym także zieleni;
Internetowa obsługa rozliczeń mieszkańca za pomocą witryny e-kartoteka.pl, umożliwiająca kontrolę płatności i naliczeń oraz wgląd w bieżące akty prawne wspólnoty, aktualności, ogłoszenia;
Zapewnienie preferencyjnych warunków Ubezpieczenia Wspólnoty;
Pomoc prawna dla Zarządów Wspólnot Mieszkaniowych;
Pomoc w doborze najodpowiedniejszych dla wspólnoty ofert na towary i usługi w oparciu o obszerne badanie rynku;
Troska o powiększenie dochodów oraz poprawę bezpieczeństwa fizycznego, technicznego i energetycznego;
Kontrolowanie pod względem merytorycznym wykonania zawartych przez Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej w imieniu Wspólnoty umów o dostawę energii elektrycznej, wody, gazu oraz zapewnienie usuwania z terenu nieruchomości nieczystości stałych i płynnych;
Występowanie w imieniu Zarządu do właścicieli lokali z żądaniem ich udostępnienia, ilekroć jest to niezbędne do przeprowadzenia konserwacji, remontu albo usunięcia awarii w nieruchomości;
Wykonywanie, za wiedzą i zgodą Zarządu, innych czynności niezbędnych do prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną, w tym opracowywanie i przedkładanie Zarządowi planów remontów i planów zarządzania nieruchomością, jakie po akceptacji przez Zarząd miałyby być przedkładane właścicielom lokali do uchwalenia;
Udzielanie każdemu z właścicieli lokali na każde jego życzenie, wyczerpujących informacji o sprawach dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną;
Wykonywanie na polecenie Zarządu wszelkich czynności związanych ze zwoływaniem raz w roku zebrań właścicieli lokali, przygotowywaniem projektów uchwał oraz powiadamianiem w imieniu Zarządu Wspólnoty właścicieli lokali o treści uchwał podjętych w drodze indywidualnego zbierania głosów pod uchwałą;
Przejęcie od dotychczasowego administratora wszelkiej możliwej do uzyskania dokumentacji dotyczącej administrowanej nieruchomości;
Obsługa prawna w zakresie spraw bieżących wspólnoty;
KSIĘGOWOŚĆ I WINDYKACJA
Prowadzenie pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej, zgodnie z dostarczoną Zleceniobiorcy przez Zarząd odrębną uchwałą właścicieli lokali określającą zakres i formę tej ewidencji;
Dokonywanie rozliczeń i przygotowywanie dokumentów niezbędnych do zapłaty za roboty lub usługi związane z nieruchomością wspólną i świadczone na rzecz nieruchomości;
Pobieranie i windykacja z upoważnienia Zarządu Wspólnoty należnych od właścicieli lokali wpłat na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, w tym kosztów remontów tej nieruchomości m.in. w oparciu o współpracę z Krajowym Rejestrem Długów;
Windykacja należności stanowiących pożytki i inne przychody z nieruchomości wspólnej oraz doradztwo prawne;
Wypełnianie w imieniu Wspólnoty części obowiązków, związanych z faktem zatrudniania przez nią osób fizycznych na zasadach umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło;
Prowadzenie sprawozdawczości finansowej, w szczególności podatkowej (VAT-7, CIT-2, CIT-8, PCCP), zgodnie z obowiązującym prawem;
Sprawdzanie prawidłowości otrzymywanych od usługodawców faktur i rachunków;
Przedstawianie Zarządowi do zaakceptowania sprawozdania z działalności finansowej za poprzedni rok, które stanowić będzie podstawę sporządzania sprawozdania przedkładanego przez Zarząd na corocznym zebraniu właścicieli lokali;
Sporządzanie budżetu wspólnoty (planu gospodarczego) wg ustaleń Zarządu oraz kontrola jego wykonania;
Doradztwo w zakresie finansowania działalności wspólnoty;
Kontrolowanie wykonania i rozliczanie zawartych przez Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej w imieniu Wspólnoty umów o dostawę energii elektrycznej, wody, gazu oraz zapewnienie usuwania z terenu nieruchomości nieczystości stałych i płynnych;
TECHNICZNA OBSŁUGA NIERUCHOMOŚCI
Przejęcie i nadzór nad kompletnością dokumentacji technicznej nieruchomości od dewelopera/ byłego zarządcy;
Prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego;
Przeprowadzanie obowiązkowych i kompleksowych kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości;
Przeprowadzanie kontroli stanu technicznego placu zabaw;
Nadzór nad bieżącą konserwacją nieruchomości wspólnej w zakresie m.in. ogólnobudowlanym, instalacji wodno-kanalizacyjnej, ślusarskiej, elektrycznej i innych należących do wyposażenia nieruchomości wspólnej;
Zlecanie i nadzór nad usuwaniem awarii i skutków awarii na nieruchomości wspólnej, przy czym zakres robót związanych z usuwaniem skutków awarii wymaga w każdym przypadku osobnego uzgodnienia z Zarządem. Prowadzenie rejestru zgłoszeń usterek i awarii;
Nadzór nad wykonaniem remontów bieżących, zgodnie z planem przyjętym na dany rok kalendarzowy uchwałą właścicieli lokali;
Dokonywanie raz w miesiącu przeglądu urządzeń zainstalowanych w nieruchomości wspólnej, egzekwowanie napraw gwarancyjnych, przy wydawaniu opinii o przyczynie awarii oraz przy ustalaniu czy awaria powstała w części wspólnej lub w lokalu obciąża wykonawcę, Wspólnotę czy właściciela lokalu (lub najemcę);
Wykonywanie, za wiedzą i zgodą Zarządu, innych czynności niezbędnych do prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną, w tym opracowywanie i przedkładanie Zarządowi planów remontów i planów zarządzania nieruchomością, jakie po akceptacji przez Zarząd miałyby być przedkładane właścicielom lokali do uchwalenia;
Kontrola nad należytym wywiązywaniem się z obowiązków podwykonawców, w tym: firm sprzątających, konserwatorów, ochrony obiektu;
Przeprowadzanie konkursu ofert i negocjacji w celu uzyskania najlepszej oferty i warunków umowy z kontrahentami w tym wykonawcami ewentualnych remontów i modernizacji budynków;
Reprezentowanie Wspólnoty przed dostawcami mediów oraz przedsiębiorstwami gospodarowania odpadami komunalnymi poprzez podpisywanie niezbędnych umów na dostarczenie mediów, kontrola jakości usług i negocjowanie stawek;
